Образец технического задания

Если Вы когда-либо нанимали сотрудника на проектную работу, то обязательно оговаривали требования и пожелания к ее выполнению.

Вы получили тот результат, на который рассчитывали? Если Ваш ответ «да», тогда поздравляю — задачи были поставлены правильно и подрядчик прекрасно Вас понял.

Если же вы ответили «нет», продолжайте читать статью и Вы поймёте, как можно улучшить техническое задание для подрядчика, чтобы в итоге получить те результаты, которые Вам нужны.

Для начала предлагаю разобраться, что такое техническое задание (ТЗ).

ТЗ — это документ, в котором чётко прописаны требования к выполнению работы и который утверждается в двустороннем порядке: как заказчиком, так и исполнителем.

Это юридический документ, который прилагается к договору о выполнении определённых работ.

Очень часто техническое задание прописывается для специалиста на фрилансе — человека, с которым Вы можете никогда не разговаривать воочию, а обсуждать условия сотрудничества онлайн.

Давайте разберёмся, в каких сферах много работников на фрилансе:

Как видите, практически любая сфера бизнеса подходит для найма удалённых сотрудников.

Но найти квалифицированного исполнителя — это полдела, а вот описать ему задачу так, чтобы он понял и выполнил всё чётко и с минимальными правками, — это главное.

А тут без техзадания не обойтись.

ГЛАВА 1:

Требования и сроки

В обязательном порядке любое техническое задание на выполнение работ должно содержать определенные требования, а также четко установленные сроки. Со сроками все относительно понятно. Хотя стоит отметить, что время лучше брать с некоторым запасом. К тому же скорость исполнения заказа не должна повлиять на качество. В случае если исполнитель нарушит установленные сроки исполнения, в договоре должны содержаться определенные санкции на этот случай.

А что можно рассказать о требованиях? Заказчик должен помнить, что все требования делятся на два основных типа: специальные и функциональные. Функциональные требования являются в некоторой степени наглядными, образными. Это определенные изображения, элементы, зарисовки того, что заказчик хотел бы увидеть. Специальные же требования — жестко регламентированные, с указанием определенных задач и способов исполнения. Естественно, специальные должны значительно преобладать. В противном случае исполнитель может попросту не до конца понять, что же именно от него хотят.

Ответственность и отчетность

Еще о двух важнейших элементах, которые должны содержать абсолютно любые образцы технических заданий, стоит рассказать чуть подробнее. Речь идет об ответственности сторон и об отчетности. Что представляет собой каждый из этих элементов?

Отчетность желательно формировать поэтапно, в особенности если техническое задание большое. Как только был завершен определенный этап работы, можно подавать (требовать) отчетность. К тому же подобная система позволяет держать исполнителя в тонусе. В противном же случае он может сделать все в последний момент, а стало быть, крайне некачественно.

Что можно сказать об ответственности сторон? Сразу стоит отметить, что подобный пункт не является обязательным. Однако многие заказчики все же находят нужным регламентировать основные виды штрафов, наказаний и санкций за различные нарушения. Желательно указывать основные элементы ответственности в таких документах, как техническое задание на закупку, на транспортировку и т. д.

Что запрещено включать в объект закупки

В описание объекта закупки не должны включаться: требования или указания в отношении товарных знаков, знаков обслуживания, фирменных наименований, наименование места происхождения товара или наименование производителя и т д.

Также заказчику запрещено устанавливать требования к товарам, информации, работам, услугам при условии, что такие требования влекут за собой ограничение количества участников закупки, за исключением случаев, если не имеется другого способа, обеспечивающего более точное и четкое описание характеристик объекта закупки (п. 1 ч. 1 ст. 33).

Что запрещено включать в один лот?

Запрещено включать в один лот товары, работы и услуги, функционально и технологически не связанные между собой. Например, заказчику необходимо произвести ремонт в помещении. В документации заказчик прописывает перечень работ и перечень материалов, которые необходимо использовать при выполнении работ. Такое объединение в один лот правомерно, так как поставка материалов для работ не является предметом контракта.

Например, заказчик объявил запрос котировок на поставку воды булированной для кулеров и в техническое задание включил требование об оказании сопутствующих услуг — обслуживание, чистку и замену фильтров кулеров, находящихся в пользовании заказчика на праве законного владения. Такое объединение поставки товара и оказание услуг в один лот неправомерно, и при рассмотрении жалобы контрольные органы выдадут предписание разукрупнить лот — разбить на два лота.

Зачем техническое задание заказчику?

Как уже было сказано, разработка технического задания — это необходимый процесс, полезный для обеих сторон трудового договора. Однако сейчас стоит рассказать о том, для чего представленный документ нужен непосредственному заказчику.

Самое важное, что можно отметить, это тот факт, что техническое задание разрабатывается только заказчиком. Это своего рода план действий, договор о предоставлении услуг. С помощью этого документа исполнители могут четко определить свои рабочие функции, а также то, что именно от них требуют. Рассматриваемый документ всегда должен разрабатываться очень качественно и внимательно. Так, заказчик должен учитывать все основные тезисы и пункты, а также не допускать противоречивых моментов. Если документ составлен грамотно, то заказчик всегда сможет указать недовольному исполнителю на определенный пункт договора.

Советы по написанию

Все те советы, что были даны выше — лишь малая часть из того, о чем можно было бы рассказать. Однако все еще можно дать заказчикам пару указаний. Так, техническое задание (на техническое обслуживание или на строительство) может быть построено по шаблону. При этом необязательно брать этот шаблон откуда-то; так, если написание договора на оказание услуг — довольно частая обязанность, то выстроить для себя пару клише будет не так уж и сложно.

Стоит напомнить и о том, насколько важно сверяться с нормами: будь то ГОСТ, нормативные или правовые акты, локальные акты и т. д.

Какой ГОСТ для Технического задания выбрать?

Если вы разрабатываете документацию на программу, которую создали под конкретное предприятие, то ваш ГОСТ 34. Если же пишете документы на массовую программу, то ваш ГОСТ 19.

Можно ли выбрать для тиражируемого программного продукта ГОСТ 34, а для системы под конкретную организацию ГОСТ 19? Да можно, если на этом настаивает по каким-либо причинам Заказчик. Во всех остальных случаях, лучше выбирать нужный ГОСТ, так как Пункты ГОСТов отличаются.

ТОП-5 причин отказа от составления ТЗ заказчиком

Вы всё ещё привыкли работать «устно»: не расписывать ТЗ, а всё решать в 5-минутном телефонном разговоре?

Готова поспорить, что плохое качество выполнения работы Вы связываете с неквалифицированностью исполнителя, а не с отсутствием ТЗ.

Эта глава именно для Вас.

Несмотря на то, что мы живём в эру упрощения и отказа от бюрократических процедур, не стоит пренебрегать составлением техзаданий для своих подрядчиков.

Давайте разберём ТОП-5 причин отказа от составления ТЗ заказчиком:

  1. «Я даже не знаю, что это такое и как составлять это Ваше ТЗ»

Специально для Вас и написана эта статья. Также для новичков в составлении ТЗ существует альтернативный вариант.

Практически у каждого фрилансера есть бриф — опросник, который даёт представление о работе и требованиях.

Детально заполнив бриф, можно убить двух зайцев: и дать исполнителю точное понимание, чего от него хотят, и прописать первое в жизни техзадание, главное — как можно детальнее.

  1. «Зачем усложнять себе жизнь? Быстренько всё обсудим по телефону и будем дальше работать»

Это путь в никуда. Во-первых, у Вас не будет файла со всеми требованиями, которые Вы предъявляете к исполнителю.

Во-вторых, память — очень коварная штука. Вы (или, что ещё хуже, исполнитель) можете попросту забыть всё то, о чём просили в ходе разговора.

Плюс ко всему у Вас нет гарантии, что сотрудник, которого Вы нанимаете на проектную работу, будет находиться недалеко от Вас и сможет приехать на организационную встречу.

Мир постепенно переходит на удалённую работу.

Ваш исполнитель может находиться по ту сторону океана, а переписка с обсуждением всех рабочих моментов иногда длится месяцами.

В отличие от ТЗ, которое составляется за полчаса и не требует разъяснений.

  1. «У меня нет времени на всю эту бюрократию»

По факту техзадание нужно только Вам. Ведь исполнителя не волнует, будет ли продающей его работа, повысит ли она узнаваемость ВАШЕГО бренда.

Это Ваш проект, Ваша ответственность и Ваше лицо, поэтому стоит найти немного времени, чтобы получить тот результат, который Вы хотите, и в перспективе достичь тех целей, которые Вы перед собой поставили.

  1. «Мы работали раньше без всяких ТЗ и всё было нормально»

Здесь только 2 варианта: или Вам несказанно повезло, или Ваши взгляды на 100% совпадают с видением исполнителя.

И в первом, и во втором случае рекомендую не потерять подрядчика, потому что такое бывает очень редко.

  1. «Сначала надо знать цену работы, а не скидывать ТЗ всем подряд»

Ни один подрядчик не сможет Вам назвать точную цену, если не будет знать деталей работы.

Например, Вы ищете человека, который напишет текст, и запрашиваете цену.

Тема, объём, требования к уникальности, смысловой нагрузке — всё это влияет на стоимость текста.

Поэтому рекомендую скидывать ТЗ всем кандидатам на роль исполнителя. Так Вы получите цены, а исполнители, в свою очередь, будут знать, посильна для них задача или нет.

Надеюсь, я смогла Вас убедить в необходимости составления техзадания.

Стоит один раз выделить полчаса, чтобы потом не тратить дни на внесение правок.

ГЛАВА 2:

Как правильно составить техзадание

От правильности составления ТЗ зависит очень многое.

И качество работы, и состояние нервной системы заказчика и исполнителя, и сроки выполнения работы.

Подготовить эффективное техзадание поможет наш краткий чек-лист.

Кажется, что универсального способа составить понятное техническое задание не существует. И это правда так.

Но есть определённые характеристики, которые присущи всем грамотно составленным заданиям: и для копирайтеров, и для дизайнеров, и даже для создателей сайтов.

Какое оно, хорошее техзадание?

1. Чётко сформулированное

В ТЗ заказчик должен предельно ясно обозначить, какие цели и задачи ставятся перед исполнителем.

Если Вы хотите заказать логотип, то нужно прописывать всё: форму, цвет, текст и цель (продавать, привлекать внимание и т.д.).

Нельзя писать «Задача — создать логотип для цветочного магазина», потому что сразу возникает куча вопросов, которыми исполнитель будет засыпать Вас на протяжении всего сотрудничества.

2. Детально расписанное

Не бойтесь переборщить с деталями — пишите обо всём, чего Вы хотите. В данном случае лучше «пере», чем «недо».

Не забывайте, что исполнитель не работает в Вашей компании (если мы говорим об аутсорсе), он не знаком со всей продукцией, с Вашей целевой аудиторией и глобальными целями компании.

3. Содержащее примеры

Приводите примеры работ. Если мы говорим о копирайтинге, сбросьте текст, который нравится Вам по манере изложения, схож по теме или который Вы уже опубликовали у себя в блоге.

4. Дающее пространство для творчества

Каждый человек имеет своё уникальное видение и, кто знает, возможно, идеи Вашего подрядчика придутся и Вам по душе?

Будьте открыты новому и необычному, и тогда получите классный продукт.

5. Наполненное иллюстрациями, инфографиками и скриншотами

Ни для кого не секрет, что большинство людей — визуалы, а значит легче воспринимают информацию, представленную в виде графиков и рисунков.

В ТЗ это тоже работает. Постарайтесь сократить «воду» и создать максимально наглядное и понятное задание.

Чтобы облегчить составление техзадания, предлагаю Вам универсальный шаблон, который поможет структурированно и чётко прописать техническое задание для подрядчика:

1. Вступление

Дайте общую информацию о своём проекте и предстоящей работе.

Предоставьте те сведения, которые помогут понять, с чем будет иметь дело исполнитель.

2. Общая цель задания

Опишите, каких результатов Вы хотите достичь после выполнения исполнителем работы.

Например, если мы говорим о задании для копирайтера: «Задача текста — удерживать людей в подписной базе и неагрессивно продавать образовательные продукты».

3. Требования к выполнению работы

Детально опишите, как Вы хотите, чтобы задача была выполнена.

Каждый пункт стоит писать отдельно и нумеровать, чтобы потом было проще ссылаться.

Например, в ТЗ для дизайнера:

  • Размер логотипа 3,5 см х 3,5 см.
  • Цвета красный и жёлтый.
  • Текст на логотипе «BeautyDom», шрифт Arial размер 16.

Это основные пункты, которые сделают Ваше ТЗ намного более понятным для исполнителя.

Также не стоит забывать об обратной связи. Старайтесь отвечать на все вопросы о выполнении работы.

Помните, чем понятнее будет задание для подрядчика, тем лучший результат Вы получите.

А если Вы хотите проверить уровень профессионализма Вашего подрядчика в выборе заголовков, то специально для Вас мы создали бесплатную утилиту «Калькулятор качества заголовка», которая будет полезна и SEO-оптимизаторам, и специалистам по настройке контекстной рекламы.

ГЛАВА 3:

Производственное задание авиаотделению на тушение лесного пожара. Форма N 8

Тренировочные: прыжок, спуск. II. СПОСОБ ДОСТАВКИ: (нужное подчеркнуть).

1. Транспортом: наземным, водным. 2. Вертолетом: СУ-Р, с посадкой. 3. Самолетом с парашютом: лес, площадка.

III. УДАЛЕННОСТЬ ПОЖАРА ОТ МЕСТА ВЫСАДКИ ________________ км. IV. ПЛОЩАДЬ ПОЖАРА НА ВРЕМЯ ВЫСАДКИ ____________________ га. V. СРОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ _______________________________.

СХЕМА ПОЖАРА Летчик-наблюдатель ________________________ (подпись) Задание получил «__» ________ 199_ г.

___ час. ___ мин. ________________________ (подпись) ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ ЗАДАНИЯ VI. Приступили к тушению __ час. __ мин. на площади ___ га 199_ г. VII.

Пожар локализован __ час. __ мин. на площади ___ га 199_ г. VIII.

Производственное задание авиационному отделению на пожароопасный сезон

Плановые сроки работы: начало ___________________________ конец ___________________________ перерыв ___________________________ 4.

Плановые сроки работы: начало ___________________________ конец ___________________________ перерыв ___________________________ 4.

Место базирования _______________________________________ 5.

Наряд заказ на выполнение работ: бланк

Унифицированный бланк этого документа никакими нормативно-правовыми актами не предусмотрен. Его оформление в большинстве случаев зависит от специфики работы организации. Правда, Минфин в письме от 20.04.1995 N 16-00-30-33 приводил рекомендованные формы на­ряд-за­ка­зов на вы­пол­не­ние опре­де­лен­ных видов бы­то­вых услуг, которые при желание можно применять и сейчас. Однако проще разработать такой бланк самостоятельно, с учетом потребностей организации. При этом бланк, разработанный фирмой, дол­жен со­дер­жать ряд обя­за­тель­ных реквизитов в соответствии с требованиями ФЗ о бухгалтерском учете и ФЗ о наличных расчетах. Такие реквизиты наряда-заказа перечислены в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 . Это, в частности:

  • на­зва­ние до­ку­мен­та;
  • его номер и серия (при необходимости);
  • на­име­но­ва­ние и ор­га­ни­за­ци­он­но-пра­во­вая форма организации (для ИП — фа­ми­лия, имя и от­че­ство);
  • место нахождения самой организации и ее ис­пол­ни­тель­но­го ор­га­на;
  • ин­ди­ви­ду­аль­ный номер на­ло­го­пла­тель­щи­ка (ИНН);
  • вид оказанной услу­ги или выполненной работы;
  • вид опла­ты;
  • сто­и­мость работ (услу­ги);
  • дата про­ве­де­ния рас­чета;
  • долж­ность лица, ко­то­рое приняло заказ и оплату, а также его лич­ная под­пись;
  • пе­чать организации или ИП (если она применяется);
  • прочие рек­ви­зи­ты, в соответствии с ха­рак­те­ри­сти­ками и спе­ци­фи­кой выполненной работы (ока­занной услу­ги).

В качестве примера бланков из письма Минфина можно привести, например, форму БО-1, которая применяется при осуществлении различного бытового ремонта (одежды, бытовой техники, обуви и т.п). При этом нужно быть внимательным, поскольку принад­леж­ность услуг к бы­то­вым опре­де­ля­ет­ся Об­ще­рос­сий­ским клас­си­фи­ка­то­ром услуг на­се­ле­нию (ОКУН). В блан­ках Минфина поэтому обязательным является использование кодов ОКУН. Намного проще применять универсальный наряд-задание на выполнение работ, образец которого представлен ниже:

Разбираем техзадания для специалистов разных профилей

Все объяснения гораздо лучше воспринимаются на примерах из жизни.

Предлагаю наглядно рассмотреть хорошие и плохие техзадания.

  1. Техническое задание для копирайтера
Неправильное ТЗ Правильное ТЗ
Написать текст про оформление Инстаграма. Чтоб было интересно и легко читалось. Написать текст о разных возможностях вести визуально красивый Инстаграм. В качестве примера контента берём статью: https://seoquick.ru/oformlenie-instagram/. Длина текста не менее 5 тысяч символов. Уникальность 100%. Ссылки на 10 инстаграм-профилей с разным стилем оформления страниц. Текст должен содержать 3 главы и выводы. Минимум по 2 иллюстрации к каждой главе.

Как видите, в первом случае заказчик дал исполнителю свободу действий — пиши, о чём хочешь.

В таком формате, как хочешь, нет никаких требований к структуре текста.

С одной стороны, есть где разгуляться фантазии копирайтера, но с другой, он может написать совсем не то, что хочет получить заказчик.

  1. Техническое задание для дизайнера

Как видно из данного примера, имея основные данные о компании и грамотно составленное ТЗ, дизайнер с большей вероятностью создаст календарь, который понравится заказчику.

Чтобы продемонстрировать важность правильного ТЗ для дизайнера, представляю Вам логотип шведской компании по недвижимости «Locum”. Если Вы знаете английский, то поймете весь ужас и неприличность данного логотипа:

  1. ТЗ на разработку сайта
Неправильное ТЗ Правильное ТЗ
Создать сайт для мастера наращивания ногтей Ольги Ноготок. Сайт вместо визитки, в котором будет вся нужная информация. Цена на наращивание средняя по рынку. Указать цену на сайте. Создать сайт для мастера наращивания ногтей Ольги Ноготок. Разработка с нуля, предоставляем логотип (в прикреплённом файле).

На сайте должны быть страницы «О мастере», «Где мы находимся», «Примеры работ» и «Цены». Также всплывающее окно с номером телефона и активная кнопка «Задать вопрос». Создать 2 версии сайта: на русском и английском языках. Дизайн сайта простой и понятный: без активных цветов, отдать предпочтение бежевому и красному. Основная цель — создание интерактивной визитки, где можно посмотреть цены, примеры работ и узнать, куда звонить и где работает мастер. Сайт, который нравится и который можно использовать в качестве примера: https://beautynails.kiev.ua/.

По программной части: дополнительных встроенных программ не требуется.

Этот пример самый объёмный, потому что создание сайта с нуля — задача нелёгкая.

Как видите, в техзадание можно и нужно добавлять ещё много деталей: фактический адрес, номера телефонов и папку с работами мастера.

Но я хотела в общих чертах показать Вам, какую информацию необходимо указывать при составлении ТЗ, поэтому каждый пункт детально не прописывала.

Пример плохого дизайна сайта демонстрирует «Худший сайт в мире”:

Изобилие картинок, различные шрифты и цвета — все это делает сайт нечитабельным и неприятным глазу.

А вы все еще думаете, что сайт можно создать без четко прописанного ТЗ?

ГЛАВА 4:

Чем грозит неправильно составленное ТЗ

О преимуществах технических заданий для исполнителей мы уже поговорили.

Выяснили, почему отказ от составления ТЗ — это отговорка.

Чем же грозит неправильно составленное ТЗ, читайте далее.

Если Вы до сих пор считаете, что плохо составленное ТЗ грозит лишь множеством правок в процессе работы, то вы очень ошибаетесь, и сейчас я расскажу, почему.

Возможные последствия неправильно составленного технического задания:

  1. Финансовые убытки

Каждый специалист ценит своё время и труд. Поэтому когда Вы пишете ТЗ лишь бы как, а затем вносите множество правок, будьте готовы оплачивать свои прихоти.

А если сразу прописать все требования и пожелания, то можно уложиться в изначально оговоренный бюджет (как правило, первые 3-5 правок включены в стоимость работы).

  1. Репутационные риски

Этот пункт наглядно демонстрирует такая ситуация: Вы заказываете сайт для своей адвокатской фирмы и прописываете «сырое» ТЗ.

Дизайнеры делают всё на своё усмотрение, поэтому сайт получается далеко не в официальном стиле, а тексты написаны в формате переписки с подругой.

Когда потенциальные клиенты видят Ваш сайт, то о компании складывается не самое лучшее мнение — «тыканье» в текстах нравится далеко не всем.

Казалось бы, Вашей вины и нет совсем. Неужели непонятно, что адвокаты — это серьёзные люди, и сайт должен быть подходящим?

Но получилось то, что получилось, а клиентов Вы в итоге потеряли.

  1. Временные потери

Внесение правок занимает время, а время — это репутация и деньги.

Если Вы готовы ждать и терпеть, пока исполнитель внесёт все необходимые правки (а это может быть небыстро), тогда можно не трудиться над техническим заданием.

Если нет, потратьте силы и время на составление грамотного ТЗ, и тогда получите тот результат, на который рассчитываете.

Думаю, каждый из описанных выше сценариев не слишком приятный, ведь потерять клиентов, продажи и прибыль только из-за неправильно составленного ТЗ и, соответственно, некачественно выполненной работы подрядчика, никто не хочет.

И главное — не забывайте о четкости изложения своих требований, ведь каждый человек одно и то же воспринимает совсем по-разному:

Выводы

О важности технического задания говорить уже не приходится.

Если Вы сотрудничаете со специалистами на аутсорсе, то рано или поздно перед Вами встанет задача прописать техзадание.

Даже если Ваше первое ТЗ получится не слишком удачным и понятным исполнителю, не расстраивайтесь и не отказывайтесь от этой затеи.

Основными преимуществами ТЗ являются:

  • универсальность (работает в разных сферах);
  • достоверность (при любых конфликтах сторон можно прочитать условия, на которых изначально была построена работа);
  • облегчение жизни как заказчику, так и исполнителю (первый сразу прописывает все свои требования, а второй в любой момент может перечитать текст и найти ответы на многие вопросы).

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *